TIME PLANNING: come impostare il timing PERFETTO per la tua strategia.

planning strategia Jan 04, 2019

Ti sarà senz'altro capitato di ritrovarti con degli obiettivi da raggiungere e di dover impostare una strategia per renderli possibili.

Una delle prime cose che avrai fatto sarà stata quella di elencare tutte le attività da mettere in atto e successivamente metterle in formato puzzle sulla tua bella agenda già strabordante di impegni.

 

Il primo errore da evitare consiste nel creare un effetto puzzle

 

Nella maggior parte dei casi le persone non riescono a raggiungere i loro obiettivi perché creano strategie asfissianti e difficilmente sostenibili, soprattutto nel lungo termine.

Prendere tutti gli impegni e le attività da compiere e tappare ogni buco della giornata è una "americanata" poco consigliata, soprattutto per la tua salute fisica e mentale.

Sovraccaricare l'organismo non ti porterà più lontano, bensì andrà ad intaccare negativamente una serie di aree della tua vita, tra cui la salute e gli affetti, con conseguenze ben peggiori rispetto al non raggiungere gli obiettivi prefissati.

 

"Less is More" e il concetto di "80/20"

 

Prima di tutto quindi, identifica le attività principali, quelle che sono più importanti e soprattutto urgenti da portare a termine.

Spesso viene richiamato l'ormai famosissimo concetto dell'80/20. Questo concetto afferma che c'è un buon 80% delle cose che facciamo che incide per il 20% sui risultati finali, mentre il restante 20% delle attività che portiamo a termine che incide sull'80% del risultato finale.

In sostanza dovrai andare ad esaminare, tra tutte le attività, quelle che più di altre ti permettono di raggiungere l'obiettivo e tralasciare per un secondo momento quelle meno rilevanti.

In qualche modo richiama il famoso "Less is More" di Steve Jobs, ovvero che meno equivale a più. In questo caso il meno si riferisce alle cose più importanti, quelle che ti permettono alla fine della fiera di portare a casa il maggior risultato possibile.

Ti faccio però una domanda: questo famoso "meno" è sempre attuabile? mi spiego meglio. Se ho individuato cosa fare è detto che riesca a portare a termine comunque tutte le mansioni?

La risposta è NO. In particolare, nel caso di progetti che vanno oltre all'attività lavorativa che svolgiamo, in altre parole che si affiancano ad essa, il tempo si riduce ulteriormente.

Come essere quindi sicuri di poter fare tutto senza stressarci eccessivamente?

 

Il tempo per azione e la mappa di maggiore produttività

 

Spesso è capitato anche a me di selezionare una serie di poche attività principali da portare a termine per raggiungere i miei obiettivi, ma puntualmente mi ritrovavo in ritardo sulla tabella di marcia e spesso anche sfiancato dai ritmi.

In pratica cosa succedeva. Selezionavo poche azioni da compiere ma queste "poche" erano comunque troppe rispetto al tempo effettivo per agire e al margine di produttività delle ore che avevo a disposizione.

Commettevo questi errori:

  • calcolavo più tempo disponibile di quello effettivamente a mia disposizione;
  • allo stesso tempo sovrastimavo la mia velocità di esecuzione delle diverse attività;
  • non calcolavo la produttività marginale per ogni sessione lavorativa aggiuntiva.

Vediamo nel dettaglio questi tre errori comuni e la soluzione per porvi rimedio.

 

Errore #1: tempo "potenzialmente" disponibile VS tempo "realmente" disponibile

 

L'errore #1 consiste nel valutare in modo errato il tempo realmente disponibile durante la giornata, sovrastimandolo.

Ti ricordi quando poco sopra ti parlavo di "americanate"? Per mia fortuna non ero proprio a quel livello, ma ti confesso che poco ci mancava. Calcolavo un tempo potenzialmente disponibile diverso, in alcuni casi anche tanto, dal tempo realmente disponibile.

Durante le giornate spesso si susseguono imprevisti o naturali ritardi dettati da eventi contingenti. Se devi individuare il tempo a disposizione tieniti stretto. Conta sempre meno tempo di quello che potenzialmente hai a disposizione. Potresti anche decidere di dimezzare le ore. Per esempio, se hai calcolato di avere 4 ore a disposizione, fai conto di usarne solamente 2.

 

Errore #2: velocità di esecuzione delle attività

 

L'errore #2 consiste nel sovrastimare la velocità con cui esegui l'attività in questione.

Questo errore è molto comune in particolare in tutte quelle situazioni in cui ci troviamo a dover compiere determinate azioni per la prima volta. Magari sappiamo benissimo in teoria cosa dobbiamo fare ma poi, facendo, ci accorgiamo che non è tutto così semplice e veloce come ce lo immaginavamo. 

Siamo molto veloci con la mente, ma non sempre il nostro corpo riesce ad eseguire alla stessa velocità, soprattutto le prime volte. 

A complicare le cose subentra anche la stanchezza. Come nel caso dell'errore #1, quando ci accingiamo a intraprendere attività secondarie rispetto al lavoro principale, le energie si consumano più rapidamente, perché si riduce il tempo destinato al recupero psico-fisico.

Non farti prendere dalla motivazione stellare tipica di quando si inizia un nuovo progetto e si pianificano le tappe. Piuttosto parti con pochi piccoli passi e con il tempo valuta se aumentare o rimanere costante con i nuovi carichi di lavoro. 

Patire con ritmi più blandi porta con sé un duplice vantaggio:

  • non ti sovraccarica, evitandoti di stressarti eccessivamente e di compromettere la tua salute e le tue relazioni;
  • ti mantiene motivato e soddisfatto. Non accuserai il peso delle nuove attività e questo ti permetterà di compiere sempre piccole azioni e raggiungere piccoli traguardi ogni giorno.

 

Errore #3: produttività marginale per sessione lavorativa 

 

L'errore #3 consiste nel dare per scontato un parametro fondamentale quando si parla di produttività, ovvero la marginalità produttiva per sessione lavorativa.

Quando studiavo economia spesso ci venivano proposti quesiti su quanto fosse conveniente o meno inserire un ulteriore fattore produttivo. La convenienza risiedeva rispettivamente nella presenza o assenza di marginalità produttiva derivante dall'incremento del fattore produttivo in questione.

Tradotto per non addetti ai lavori, dovevamo calcolare se per esempio conveniva aggiungere oppure no un'ora di lavoro. Per saperlo dovevamo guardare quali benefici avremmo avuto in termini di produzione, ovvero quanto avrebbe prodotto in più l'azienda, a fronte di un'ora lavorativa supplementare. Se i benefici erano superiori ai costi conveniva aggiungere un'ora di lavoro, se al contrario i costi superavano i benefici (quindi costi superiori ai ricavi) conveniva interrompere l'attività lavorativa.

Questo discorso si presta molto bene al tema di oggi, in quanto quello che devi valutare è quanto una sessione lavorativa (che può essere di un'ora o anche meno) può portare all'avanzamento dei lavori.

Se per esempio, lavorando un'ora al tuo progetto riesci a completare il 50% dei programmi giornalieri, aggiungendo un'altra ora quanto riesci a fare? Nella vita di tutti i giorni potresti anche avere tante ore a disposizione ma poche in orari in cui rendi tanto. In questo caso potrebbe per esempio verificarsi una di queste tre casistiche:

  1. con un'ora in più riesci a completare il restante 50%;
  2. con un'ora in più riesci a fare il 30% in più (per un totale giornaliero di 80%);
  3. con un'ora in più completi un ulteriore 10% (per un totale giornaliero di 60%).

In quali di questi casi ti converrà lavorare un'ora in più? Considerando i risultati finali mi sentirei di suggerirti i primi due, escludendo l'ultimo. Non avrebbe infatti senso impiegare un'ora in più per ottenere solo 1/5 di quello che avevi ottenuto l'ora precedente. Meglio in questo caso recuperare le energie mentali e fisiche perse con il lavoro e riprendere in un momento migliore, ovvero caratterizzato da una produttività marginale superiore.

 

In ogni caso è sempre consigliato affidarsi a professionisti che ti possano guidare nel tuo percorso, grazie a strumenti e nozioni di facile apprendimento.

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Come sempre il mio augurio migliore

"Migliora te stesso, migliora il Mondo"

un saluto da Alberto, ciao!

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